Le poste d’adjoint administratif

Les concessionnaires automobilesconstituent le lien entre les constructeurs automobiles soit les manufacturiers et le consommateur québécois. Grâce à leur important stock de véhicules, ces professionnels de la vente offrent une large gamme de modèles pour répondre à différents besoins à différents prix.Les concessionnaires mettent à disposition des consommateurs la plupart des automobiles qui circulent sur le territoire canadien et québécois. Ces ventes dépendent notamment de l’évolution des goûts des consommateurs, de la popularité des modèles de véhicules et de l’intensité de la concurrence.Qu’il se spécialise dans le neuf ou dans le véhicule d’occasion, le concessionnaire doit toujours s’appuyer sur un vaste réseau de fournisseurs afin de délivrer des véhicules de qualité et des pièces détachées répondant aux normes du marché. Et pour gérer ces multiples sources de produits tout en s’occupant des émissions de devis et factures, chaque concessionnaire doit avoir en son sein un adjoint administratif. Ce cadre supérieur aura pour rôle d’assumer toutes les tâches relatives à l’administration et de faire le lien entre les clients, les fournisseurs et le manufacturier

Auto job : présentation du poste d’adjoint administratif

Dans de nombreuses entreprises, les adjoints administratifs doivent souvent avoir plusieurs cordes à leur arc. Avant tout, ces professionnels doivent être experts en logiciels bureautiques et en recherche en ligne ; ils suivent et organisent les projets et les horaires ; et ils représentent leurs supérieurs à tous les niveaux de la hiérarchie au sein de l’entreprise. Comme les tâches d’un adjoint d’administration sont très variées, ce cadre doit s’attendre à des exigences de compétences pointues, que ce soit technique ou interpersonnelle. Bien plus qu’un simple assistant administratif, il doit s’assurer en permanence du bon fonctionnement de la machine administrative de l’entreprise. Pour cela, il doit avoir un contrôle continu sur la gestion des documents administratifs du concessionnaire automobile. Dépendant directement du directeur général, du propriétaire ou du directeur du département administratif (en fonction de la taille de l’organisation), l’adjoint administratif doit porter plusieurs chapeaux pour assurer la bonne marche de son département.

Job automobile : les missions de l’adjoint administratif

Au sein d’un concessionnaire ou d’une enseigne de distribution automobile, les missions et responsabilités de l’adjoint administratif sont nombreuses et variées :

  • réception des appels téléphoniques,
  • accueil du public,
  • gestion des courriers (départs et arrivées) et des dossiers,
  • saisie de données,
  • appui du département RH en cas de recrutements massifs (entretiens et entrevues),
  • élaboration et gestion de fiches clients,
  • gestion des émissions et réceptions de devis et factures,
  • traitement des demandes clients,
  • gestion des paiements,
  • prise en charge des réclamations,
  • contrôle du service après-vente du concessionnaire.

D’une manière générale, l’adjoint administratif d’une enseigne de distribution automobile est chargé d’assumer les tâches administratives d’exécution, telles que la comptabilité, la gestion des ressources et le secrétariat. En fonction de la taille de l’entreprise (garage, concession automobile ou agence de location de voiture), l’adjoint administratif peut être le lien qui rattache le public à l’organisation. Ainsi, il peut arriver que le professionnel soit affecté à l’accueil et à la prise en charge des clients, notamment pour un rendez-vous d’essai, pour une réparation de voiture… Relevant directement de son département, l’adjoint administratif peut également assumer des responsabilités beaucoup plus larges, par exemple en jouant le rôle d’assistant de direction. Dans tous les cas, la complexité de son travail dépend en grande partie de son lieu de travail.

Emploi automobile : les qualifications requises pour l’adjoint administratif

Dans le secteur de l’automobile, un adjoint administratif doit avant tout être capable de travailler méthodiquement, avec précision et soins. Ses compétences pointues en communication orale et écrite lui permettront d’assurer la négociation avec les fournisseurs de l’entreprise ainsi qu’avec les clients. Il est donc possible que l’adjoint administratif seconde parfois le responsable du département commercial en cas de pic des demandes. Capable de travailler en équipe, le professionnel devra faire preuve d’une présentation soignée et de sérieux quelles que soient ses conditions de travail.
Dans la majorité des secteurs de travail, les adjoints administratifs n’ont pas besoin de qualifications spécifiques pour assurer leurs tâches quotidiennes. Toutefois, des qualifications en technologies numériques ou en comptabilité constituent un atout non négligeable, surtout dans le cas des startups à forte valeur technologique dans l’industrie automobile. Par ailleurs, comme les compétences et les prérequis peuvent varier d’un établissementuniversitaire à l’autre, il est indispensable de contacter l’institution de son choix pour plus d’informations. Au Québec comme au Canada, il est également possible de devenir adjoint administratif par l’intermédiaire d’un stage en entreprise ou en administration des affaires. Les conditions d’entrée peuvent varier, mais les employeurs exigent généralement au minimum un diplôme d’études techniques.
Sur le marché de l’emploi automobile comme dans n’importe quel secteur d’activités, l’informatique est présente sur la majorité des métiers. C’est pourquoi l’adjoint administratif doit maîtriser au moins les fonctions de base d’un logiciel de bureautique comme l’Office de Microsoft, savoir manipuler les écrans de saisie ainsi envoyer et recevoir des courriels par l’intermédiaire d’un outil de messagerie électronique. Compte tenu des exigences de l’emploi automobile Québec, l’adjoint administratif aura également à faire preuve de rigueur vis-à-vis des règlements administratifs. Il doit donc posséder des notions de base en matière de droit, de finance, de comptabilité et d’entrepreneuriat afin d’exercer ce métier dans les meilleures conditions. Outre ces compétences professionnelles, l’adjoint administratif doit être autonome, organisé, méthodique et se doter d’un esprit d’initiative. De même, ses conditions de travail l’obligent également à faire preuve d’une grande capacité d’adaptation, étant donné qu’il est amené à entrer en contact avec des interlocuteurs différents. Côté salaire, en début de sa carrière, l’adjoint administratif dans l’industrie automobile peut recevoir un traitement mensuel de 770 $ bruts.

Le septembre 28, 2018
Humark